各單位、各部門：

　　根據(jù)學(xué)校語言文字規(guī)范化工作的統(tǒng)一部署，為進一步加強學(xué)校公文格式的規(guī)范化，結(jié)合學(xué)校各單位、部門行文工作的實際情況，現(xiàn)將公文行文過程中需要注意的有關(guān)事項通知如下：

　　一、行文規(guī)則方面
　?。ㄒ唬┬形膽?yīng)當確有必要，注重效用。
　?。ǘ罢埵尽睉?yīng)當一文一事；一般只寫一個主送部門，需要同時送其他部門的，應(yīng)當以抄報形式，但不得抄送其他下級機關(guān)。
　?。ㄈ皥蟾妗焙汀耙庖姟敝胁坏脢A帶請示事項。

　　二、公文格式方面
　?。ㄒ唬┌l(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；會議紀要由會議名稱加“會議紀要”組成。
　　（二）發(fā)文字號應(yīng)當包括機關(guān)代字、年份、序號。發(fā)文字號中，年份、序號應(yīng)當用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“ 〔  〕 ”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加第字。
　　聯(lián)合行文，使用主辦機關(guān)發(fā)文字號。
　　發(fā)文字號位置，上行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識與橫線之間左側(cè)排列，其他公文機關(guān)發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識與橫線之間居中排列。
　?。ㄈ┥闲形模ㄈ缯埵?、報告）應(yīng)注明簽發(fā)人姓名，標在公文首頁文頭與橫線之間右側(cè)。其中，“請示”應(yīng)當在文件附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。
　?。ㄋ模┕某皶h紀要”外，發(fā)文單位（部門）應(yīng)加蓋公章。
　?。ㄎ澹┕牡陌l(fā)文機關(guān)標識用小于10號小標宋體，具體字號以醒目美觀為原則酌定，標題用2號小標宋體，主題詞3字用3號黑體，簽發(fā)人姓名用3號楷體，主題詞詞目用3號小標宋體，簽發(fā)人3字、發(fā)文字號及主送機關(guān)、正文、成文時間、附件說明、附注、抄送（抄報）機關(guān)以及印發(fā)機關(guān)、日期、份數(shù)等均用3號仿宋字體。
　　（六）上報學(xué)校公文、材料一般采用國際標準A4型，左側(cè)裝訂。張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　　三、公文草擬方面
　　（一）符合學(xué)校相關(guān)政策和規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等要切實可行并加以說明。
　　（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
　?。ㄈ┤嗣?、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。
　?。ㄋ模┙Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三為“1.”，第四層為“（1）”。
　?。ㄎ澹┪膬?nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
　?。┕闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。
　?。ㄆ撸M制公文，對涉及其他單位（部門）職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位（部門）應(yīng)當主動與有關(guān)單位（部門）協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

　　特此通知

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　黨委辦公室、院長辦公室 
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二Ｏ一Ｏ年四月二十日